Intercambio automático de información y gobierno corporativo

El intercambio automático de información está enmarcado por un entramado complejo de regulaciones locales y extranjeras con impacto local. Es indispensable que las instituciones financieras atiendan este tema articuladamente y como parte fundamental de su gobierno corporativo. De seguidas ilustramos el porqué.

La persona encargada de realizar el registro de una institución financiera panameña sujeta a reportar (Ifpsr), ante el IRS, para la obtención de un global intermediary identification number (GIIN), a través del portal Fatca y certificar su estatus de reporting model 1 IGA FFI, se denomina responsible officer. La figura del responsible officer está enmarcada en las Regulaciones del Tesoro de Estados Unidos, sección 1.1471–1(b)(116) de dichas regulaciones.

El responsible officer, en nombre de la Ifpsr, tiene la obligación procedimental establecida en la sección 1.1471-5(f)(1)(ii)(A) de dichas regulaciones del Tesoro de Estados Unidos. Es decir, la obligación de registrar a la Ifpsr ante el IRS, a través del portal Fatca, y mediante el acto de dicho registro, obligar a la Ifpsr, ante el IRS, a cumplir con la ley Fatca (Ley 47 de 24 de octubre de 2016).

La obligación de la Ifpsr de cumplir con Fatca es para con el Estado panameño y para con el IRS. Sin embargo, la ley Fatca panameña no regula expresamente la figura del responsible officer. Más aún, el Fatca responsible officer de una Ifpsr no tiene obligación de llevar a cabo certificaciones periódicas ni de transmisión de reportes ante el IRS, a través del portal Fatca, debido a que la Ifpsr tiene el estatus Fatca de reporting model 1 IGA FFI.

El Fatca responsible officer, puede designar personas de contacto (POC) en el portal Fatca, para que dichas personas también puedan recibir notificaciones del IRS relacionadas con Fatca.

Para la utilización del Portal Fatca del IRS, deben seguirse las instrucciones oficiales del IRS contenidas en la publicación 5118 del IRS: “Fatca Online Registration User Guide”. Adicionalmente, la Ifpsr, cumpliendo con la obligación establecida en el artículo 7 de la Ley 51 de 27 de octubre de 2016, en el artículo 48 del reglamento respectivo, y en el Resuelto Octavo de la Resolución de la Dirección General de Ingresos Nº 201–3931 de 29 de junio de 2017, debe registrarse en el portal DGI/FATCA&AEOI, para registrar su estatus Fatca de Ifpsr, ante la autoridad competente en Panamá.

Por su parte, el Common Reporting Standard (CRS) no prevé la figura del Oficial Responsable pero el artículo 6 de la Ley 51 de 27 de octubre de 2016, establece la obligación de las Ifpsr de contar con políticas, procedimientos y estructuras de control interno para asegurar el cumplimiento adecuado de los procedimientos de debida diligencia referidos en los artículo 7 y 8 de dicha ley, los cuales se refieren tanto a Fatca como al CRS.

En cuanto al régimen de Qualified Intermediaries del IRS, El “QI” agreement, en su sección 10.02(A)(1), obliga al “QI” a tener un programa de cumplimiento que contenga políticas y procedimientos escritos. En su sección 10.02(A)(2), el “QI agreement” obliga al “QI” a tener un programa de entrenamiento para comunicar sus políticas y procedimientos al personal relevante del “QI”, encargado de obtener, revisar y mantener la documentación de los clientes y preparar formularios de reportes del “QI”.

Adicionalmente, el QI debe designar a un “oficial responsable” del desarrollo, adopción y vigilancia del programa de cumplimiento “QI”, incluyendo la administración de revisiones periódicas y llevar a cabo certificaciones periódicas al IRS. Así, a menos que el QI solicite y obtenga del IRS una dispensa (waiver), el oficial responsable deberá designar un revisor que tenga las calificaciones especificadas en la sección 10.04(A) del QI agreement para que lleve a cabo la revisión periódica descrita en la sección 10.05 del QI agreement.

La revisión periódica puede ser llevada completamente o parcialmente por un revisor interno que sea empleado del QI, por un revisor externo o por un equipo que combine personal interno y externo. El personal que lleve a cabo la revisión periódica debe ser competente con relación al alcance del programa de cumplimiento “QI”. Dicho personal debe ser capaz de emitir un informe independiente y por lo tanto, no debe depender jerárquicamente del oficial responsable en la institución o de cualquier otra persona que tenga autoridad directa sobre empleados del QI que estén involucrados directamente con el cumplimiento de las obligaciones “QI”. Llevada a cabo la revisión periódica, será necesario preparar un reporte escrito sobre la revisión para el oficial responsable. El reporte debe describir el alcance de la revisión y detalladamente referirse a los pasos indicados en el QI agreement. La revisión periódica debe referirse a cualquiera de los tres años calendario del período de certificación respectivo y el reporte debe estar disponible en inglés para el IRS.

Como vemos: el debido gerenciamiento de estos regímenes de intercambio automático de información, transfronterizo, exige que la estructura de gobierno corporativo de la institución les asigne el sitio medular que les corresponde para su debida atención. No se trata de exquisiteces regulatorias. Se trata de funciones esenciales en toda institución financiera que se encuentre dentro del radio de acción de estos marcos regulatorios de transparencia fiscal internacional.

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