Pautas a seguir para lograr la efectividad de las Asambleas de Propietarios

Pautas a seguir para lograr la efectividad de las Asambleas de Propietarios

La pandemia no debe tomarse como una excusa para olvidar estas reuniones. Se deben seguir pautas y recomendaciones para continuar con las actividades.

Lo primero que se debe recordar es que la ley 31 de 2010 sigue vigente. Ha sido modificada por la ley 180 del 2020 en los artículos 50, 51, 53, 64 y 65. Los tres primeros están relacionados con las asambleas de propietarios y la forma de hacer las actas de esas asambleas. Los últimos artículos con las Juntas Directivas. Nos ocuparemos de las Asambleas de Propietarios.

Art 51: Al igual que la ley 31 del 2010, se menciona las asambleas ordinarias, para diferenciarlas de las extraordinarias que solo pueden convocarse por motivos imprevistos o urgentes. Se pueden celebrar varias asambleas ordinarias al año, pues la ley dice, “por lo menos” con lo que se indica que pueden haber varias.

Es obligatoria por lo menos una al año, que debe celebrarse en la fecha que indica el Reglamento de Copropiedad. De no haber fecha se deberá celebrar a los 365 días de la última asamblea. Si bien es cierto que se trata de mi interpretación personal, existe la obligación de celebrar una asamblea ordinaria al año. Si se pasa más de ese tiempo, no importan cuanto haya pasado, seguirá siendo una reunión ordinaria, pero a destiempo. Esta situación no invalida la reunión ni la decisión que ahí se tome. No hay que pensar que una asamblea ordinaria a destiempo significa que se trata de una asamblea extraordinaria, esta como veremos tiene solo dos supuestos para se realización.

CONVOCATORIA

La convocatoria no es más que el llamado a una asamblea de propietarios. Se convoca a los propietarios para debatir y/o aprobar los temas incluidos en la agenda.

QUE DEBE CONTENER LA CONVOCATORIA

El párrafo quinto del artículo 50 comienza diciendo: “Las convocatorias deben contener, como mínimo, lo siguientes requisitos…” Se concluye que no importa quién haga la convocatoria no pueden omitirse los requisitos que se mencionan en ese párrafo.

Los requisitos mínimos a considerar son: La fecha en que se realiza la convocatoria; clase reunión; fecha en que se celebrará la reunión; hora de inicio; el lugar o medio tecnológico a utilizar; la agenda de los temas a tratar; nombre y cargo de la persona que convoca; el proyecto de presupuesto (la ley 31 dice que este último debe enviarse con 15 días –calendarios se entiende—de anticipación).

La ley dice que “en caso de que la reunión de Asamblea de Propietarios sea ordinaria, se deberá adjuntar a la convocatoria como mínimo” lo siguiente: el proyecto de presupuesto, el informe de gestión y el estado financiero auditado del período anterior (hay que suponer que se refiere al año fiscal anterior). De no adjuntarse los documentos mencionados la convocatoria no será válida.

Pautas a seguir para lograr la efectividad de las Asambleas de Propietarios

Debe indicarse si la reunión será presencial, por medio tecnológico o mixta. Si es por medio tecnológico, la plataforma y las claves de acceso. Si es presencial o mixta deben respetarse las medidas de seguridad del Ministerio de Salud. Cuando se menciona que en caso que la asamblea de propietarios sea ordinaria, se está refiriendo a la primera del año, en la que se deben presentar los documentos que se mencionan en la norma.

No hay que olvidar que se pueden hacer mas de una reunión ordinaria al año y no significa por ello que se deben presentar los documentos mencionados en cada reunión. La primera reunión ordinaria del año debe servir para elegir o ratificar a la junta directiva.

Excepción: La convocatoria será válida sin la inclusión de los documentos e información mencionada en la norma si “la convocatoria a reunión de Asamblea de Propietarios (es) solicitada por el 20% de las unidades inmobiliarias (representadas por sus propietarios) que se encuentren al día en los pagos de las cuotas de gastos comunes”.

PODER

El poder se puede dar por cualquier medio. No necesita ser autenticado ante notario. Si la unidad pertenece a dos o más personas, una de ellas debe dar poder a la otra y solo actúa una persona. Si es persona jurídica, un miembro de esa entidad debe dar poder, no es necesario que sea el representante legal.

Si se trata de Fideicomiso, el Fiduciario debe dar el poder. El poder también puede ser otorgado por documento electrónico, o sea, por mail, incluso por whatsApp (esto último no lo dice la ley expresamente, pero en mi criterio, al hablar la ley “de forma electrónica”, lo incluye). El poder deberá contener como mínimo los datos del propietario (nombre y número de cédula si es persona natural; los datos de inscripción si es persona jurídica), nombre del apoderado (con su número de cédula), número de la unidad inmobiliaria y número de finca. “Podrá” indicar las facultades conferidas.

Si la reunión es por medio tecnológico el poder “deberá hacerse (sic) con no menos de veinticuatro horas previas a la reunión”. Debe entenderse que el poder a ser otorgado cuando se trate de reuniones por medio tecnológico, debe ser entregado a la administración con no menos de 24 horas previas a la reunión. Igual caso debe entenderse si la reunión es mixta.

Entiendo que el poder que debe ser entregado a la administración con veinticuatro horas de anticipación es en el caso que el mandatario actué por el medio electrónico, no así si concurre presencialmente. La ley no dice a quien se le debe entregar el poder, pero el medio más idóneo es la administración.

¿Qué pasa si el poder no se entrega con los requisitos que se mencionan o se entrega con menos de 24 horas previas a la reunión? La ley no previó una causal de nulidad para esta situación y en mi opinión se trataría de una nulidad relativa que puede ser subsanada antes de comenzar la reunión, no una vez iniciada.

FACULTADES DEL PODER

El artículo 1400 de Código Civil y siguientes regula el contrato de mandato. Cuando se otorga un poder existen para el mandante y el mandatario derecho y obligaciones y ellas debemos atenernos. Ese es el marco de referencia de lo que se puede y no se puede hacer con el poder que un propietario llamado mandante otorgo a un tercero llamado mandatario.

El poder faculta al mandatario a decidir y/ o votar sobre los puntos incluidos en la agenda de la convocatoria. Si no hay instrucciones precisas sobre determinados asuntos de la agenda, el poder es abierto, pero con las limitaciones que señala el Código Civil. Si esta cambia y se tratan otros asuntos, el mandatario no podrá ejercer su mandato sobre esos puntos nuevos. Si se eliminan de los temas a tratar asuntos incluidos en la convocatoria, el mandatario no podrá aprobar su eliminación. Esa es una de las razones por las cuales la agenda una vez se envía a los propietarios no puede ser cambiada.