En general, en el sector industrial puede decirse que los proveedores aportan entre 50% y 60% del valor agregado del producto final, lo que pone de antemano la relevancia que tienen los terceros para la operación.
En América Latina, las empresas, por lo general, ejercen poco control sobre sus terceros “críticos”. Regularmente se gestionan precios y pagos, el valor de los insumos, plazos de entrega y penalidades por incumplimiento de los compromisos, pero se descuidan los riesgos que esos proveedores e intermediarios representan para la reputación de la compañía.
Cuando se habla del eslabón más débil, irónicamente no nos referimos a tan solo un eslabón, en realidad nos referimos a varios y que, generalmente, forman parte de la cadena de abastecimiento. Al trabajar con terceros en la cadena de suministro, las empresas se ven expuestas a riesgos como el fraude y la corrupción, ya sea originado en proveedores, en equipos propios, asesores o equipos legales, que de llegar a materializarse estos riesgos, las empresas pueden sufrir costos económicos adicionales y daños que pueden incidir en su reputación y buen nombre.
El fraude ocupa el tercer lugar en la lista de los delitos más frecuentes, después del robo “hormiga” (aquellos hurtos progresivos que generan un perjuicio patrimonial contra la organización a largo plazo) y del robo de mercancías.
Estos datos, y otros analizados por KPMG en diferentes encuestas y estudios, muestran el alcance de esta problemática y la oportunidad de avanzar en el diseño de estrategias de prevención, así como en el establecimiento de un proceso formal para identificar y monitorear los terceros de alto riesgo, como socios y proveedores, así como los intermediarios que actúan en representación de la empresa.
La Encuesta Global sobre Antisoborno y Corrupción, publicada por KPMG Internacional, reveló que el 53% de los encuestados cuenta con un mecanismo de identificación de sus terceros de alto riesgo, 34% no lo tenía y 13% desconocía el tema.
Estas cifras reflejan el grado de exposición que asumen las organizaciones y el número tan importante de directivos que ignora el asunto o que no evalúa en toda su magnitud los riesgos inherentes a la cadena de suministro.
En América Latina casi todos los casos de defraudación o soborno que involucran a terceros, involucran también a uno o más empleados de la empresa, así como posibles funcionarios que se benefician de estos actos.
Un costo muy alto para las organizaciones es el de perder credibilidad, por ello, antes de iniciar una relación comercial, independientemente del bien o servicio que vaya a suministrar el tercero o el papel que vaya a jugar el gestor o intermediario, es indispensable iniciar una carpeta de antecedentes.
Es fundamental hacer la investigación y consolidación de información suficiente para conocer su calidad ética, organizacional y antecedentes en materia de prácticas comerciales, sin dejar de lado el cumplimiento de elementos socialmente responsables y de sostenibilidad ambiental.
Con temas como los expuestos, se puede concluir que la gestión de riesgos de terceros en la cadena de suministro es una oportunidad para las organizaciones y las alienta a documentar compromisos formales. Las buenas prácticas establecen que hay que trasladar las políticas y procedimientos en materia de ética y prevención de fraudes a la relación contractual, incluyendo cláusulas anticorrupción y la obligación de apegarse a los estándares de la empresa.
Una de las cláusulas contractuales frecuentes contiene el derecho de revisar y auditar al proveedor o tercero asociado, una función disuasiva frente a comportamientos inadecuados. Si este tercero acepta y reconoce estar sujeto a una auditoría periódica y detallada, tendrá más incentivos para conducirse conforme a las regulaciones.
Sin embargo, la encuesta de KPMG revela una área de oportunidad en este punto, pues 33% de los encuestados manifestó que si bien incluyen un derecho de auditoría en los contratos, rara vez lo ejercen, sobre todo debido a falta de tiempo y recursos humanos.
Un enfoque predictivo y preventivo, con la implementación y operación de un programa de mitigación de riesgos frente a terceros, permite reducir incidentes de corrupción y fraude. La adopción de estas medidas evidencia ante autoridades y grupos de interés, que la alta dirección está dispuesta a operar con diligencia y con los más altos estándares y sanas prácticas con relación a los eslabones de su cadena de suministro, y asegurar su inclusión en las políticas y procedimiento de compras y contratación.
¿Cómo iniciar? Las organizaciones pueden comenzar con la implementación de un programa de mitigación de riesgos, y para ello se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Identifique el universo de terceros que maneja su organización y dimensione el tamaño del programa (variables a evaluar y recursos asignados).
2. Desarrolle un proceso de Debida Diligencia (Due Diligence): Defina un esquema para reunir y analizar la información pública y privada sobre las empresas y personas a las que debe darse seguimiento, actualizar maestros y repositorios de información.
3. Implementación y monitoreo: Consiste en implementar el esquema desarrollado y monitorear el cumplimiento de las reglas y mejores prácticas que se hayan decidido con respecto a cada proveedor y persona asociada.
No hay que olvidar que el programa de administración de riesgos para terceros debe estar acompañado por una correcta gestión de desarrollo de proveedores, que permita la medición de los indicadores clave de desempeño y la ejecución de programas que coadyuven a la evolución de su madurez y mejora continua en los temas de gestión de riesgos y mejoras operativas, donde herramientas de e-Procurement son de una gran ayuda y soporte.
MARJORIE SÁENZ
