Cinco pasos para garantizar el éxito en la cadena de suministro de las vacunas

Expertos de KPMG analizan las mejores prácticas que han aplicado los países que están suministrando las vacunas y cómo la planificación y el cuidado en la cadena logística con el uso de tecnología ha sido vital.

La mayoría de los gobiernos y sistemas de salud están acostumbrados a distribuir vacunas a diferentes segmentos de su población. En este sentido, Panamá se destaca por contar con uno de los mejores esquemas de vacunación en la región, en el que su población cuenta con acceso a 23 vacunas con la capacidad de proteger contra más de 30 enfermedades, según datos disponibles en el portal web de la Organización Panamericana de la Salud (OPS).

La entrada en escena global de las vacunas contra la Covid-19 ha generado expectativa para la población que ha dado seguimiento de cerca y de manera responsable a los avances para hacerle frente a la pandemia. Esto genera una presión importante sobre los sistemas de salud de todo el mundo, que ahora enfrentan la compleja tarea de asegurar, gestionar y distribuir la vacuna a sus poblaciones. Sin embargo, adquirir cantidades suficientes es solo el comienzo de una serie de eslabones y actores que deberán trabajar con el ritmo y cadencia necesaria.

La directora de servicios clínicos Susan Veranyan administra una dosis de la vacuna Moderna COVID-19 a un miembro del personal en el Centro de Enfermería Ararat en el vecindario de Mission Hills en Los Ángeles. (Foto Mario Tama/Getty Images / AFP)

Colocando esta vacuna Covid-19 en el contexto de nuestras sociedades, esta es de diferente magnitud y representa desafíos importantes para los esquemas y capacidades operativas y de respuesta actuales; no solo en términos de escala y ventanas de tiempo para tomar acción, sino en el enorme impacto que este ejercicio representará para la salud y el proceso de recuperación del bienestar social y económico de los países.

Resulta crítico lograr una cadena de suministro rápida, eficiente, segura y receptiva, donde cada actor tenga pleno entendimiento de su rol y responsabilidad en la estrategia y ejecución de esta misión. Las autoridades de gobierno, los fabricantes, los actores del sistema de salud y los operadores logísticos deben brindar soporte a la ejecución y colocación de lotes de vacunas en las unidades de atención de pacientes.

El Centro Global de Excelencia de Operaciones de KPMG, como producto de su experiencia a nivel mundial en la atención y apoyo en la transformación de cadenas de suministro en múltiples sectores de actividad, ha colocado una serie de prácticas líderes dirigidas a optimizar la cadena de suministro de vacunas, para ayudar a las comunidades de todo el mundo a volver a la normalidad lo antes posible:

1. La planificación es la clave del éxito

Una cadena de suministro eficaz pone al receptor de la vacuna en su centro y apunta a una ejecución rápida con un desperdicio mínimo, a un costo de servicio acordado y entendido. Debe aprovechar al máximo las capacidades existentes de distribución y almacenamiento en frío (para inyecciones contra la gripe u otras vacunas disponibles) y ofrecer el potencial de ampliarse si es requerido. Es necesaria una buena planificación para comprender la capacidad de la infraestructura y los activos críticos (por ejemplo, camiones refrigerados, neveras en los puntos de atención final) para poder entregar de manera eficaz.

La planificación de la demanda pasa a primer plano cuando se requieren millones de dosis de vacuna. En este sentido, como se ha informado, los responsables de las adquisiciones en nuestro país se mantienen evaluando, negociando y tomando decisión con los diferentes fabricantes de vacunas que han trabajado en la carrera por la obtención de esta vacuna. Sin embargo, en la aplicación de estos protocolos y tratamientos existen categorías de insumos complementarios que son necesarios para brindar el servicio, que deben estar colocados de manera oportuna, segura y transparente a la disposición del personal encargado de dar respuesta a la demanda.

La vacuna de Pfizer-Biontech Covid-19 es colocada en un congelador con un temperatura ultra baja en un  almacén especializado cerca de Magdeburgo, en el este de Alemania (Foto Ronny Hartmann / AFP)

Con una serie de vacunas disponibles, y más posiblemente en proceso, el esquema de vacunación panameño ha optado por apalancarse en varios fabricantes. Si bien esto puede representar acceso a mayor volumen y a mitigar riesgos de abastecimiento, también aumenta la complejidad en la gestión del esquema, ya que diferentes productos pueden requerir diferentes condiciones de almacenamiento, empaquetamiento y manipulación.

La complejidad aumenta aún más a medida que otros gobiernos y sistemas de salud transportarán vacunas contra la Covid-19 a cientos y posiblemente miles de destinos, a un nivel mucho más allá de la distribución actual de vacunas. En ese sentido, es recomendable evaluar las opciones de transporte disponibles, verificar si los aeropuertos y puertos pueden manejar el aumento del tráfico y mapear las numerosas rutas. Una decisión importante es coordinar de forma centralizada a través de una torre de control o adoptar un modelo más descentralizado o híbrido basado en la diferenciación del ciudadano y la ubicación, sea esta metropolitana, regional o de difícil acceso.

Dada la alta demanda de la vacuna, es posible que existan limitantes para aumentar el parque existente de vehículos adecuados con almacenamiento en frío e instalaciones de almacenamiento. Es probable que las empresas de logística de terceros llenen el vacío, con la opción de uno o más proveedores para entregas nacionales, regionales y/o locales. El equipo de adquisiciones o logística también podría considerar la posibilidad de nombrar un proveedor líder para coordinar a otros proveedores. A pesar de la alta prioridad de las vacunas, debe haber modelos para los costos de transporte en diferentes frecuencias de entrega, para tomar la decisión más rentable.

Frasco de la vacuna contra el coronavirus desarrollada por Pfizer-Biontech  (Foto Ronny Hartmann / AFP)

Estos proveedores deben practicar una gestión de inventario sólida para optimizar los flujos de productos entre los actores de la cadena de servicio, respaldados por controles estrictos sobre la temperatura y la manipulación durante todo el recorrido del producto.

El gerente de la cadena de suministro del sistema de salud podría crear y compartir un pronóstico de demanda continuo de 12 a 24 semanas con los fabricantes y proveedores de logística, para garantizar que se pueda llegar a los lugares de alcance antes de que expiren las vacunas. Los proveedores contratados también deben estar sujetos a la gestión del rendimiento y el cumplimiento transparente, con indicadores clave de rendimiento (KPI) y un seguimiento cuidadoso a través de paneles de seguimiento logístico. Las capacidades que brinda una torre de control son útiles para realizar la gestión de eventos, es decir, entrega tardía, entrega fuera de especificación, entre otros, con umbrales establecidos en función de las políticas acordadas.

Las revisiones continuas diarias, semanales y mensuales pueden abordar cualquier problema, recalibrar el suministro para satisfacer la demanda cambiante y apuntar a la mejora continua del desempeño de los proveedores. Los participantes clave son los sistemas sanitarios, los fabricantes, los proveedores de servicios logísticos, los profesionales sanitarios y los farmacéuticos.

2. Mantenimiento de las vacunas a la temperatura correcta

El almacenamiento en apropiadas condiciones y según instrucciones de los fabricantes es una parte integral de la nueva cadena de suministro de la vacuna contra la Covid-19. Como ya se mencionó, los enormes volúmenes de vacuna que se producen y transportan podrían exponer limitaciones en la capacidad refrigerada en almacenes, vehículos e instalaciones sanitarias. Además de mejorar su infraestructura de almacenamiento en frío, los gerentes de la cadena de suministro requieren mantener un registro de temperatura de un extremo a otro, así como monitoreo e informes en tiempo real de la temperatura, los golpes y la humedad, con alertas del sistema a través de escáneres automatizados, para mantener la integridad del almacén. Esto da tiempo para tomar medidas correctivas para evitar daños y deterioro, y contribuye para que las mercancías comprometidas en tránsito lleguen al cliente.

Los gerentes de la cadena de suministro también deben ser alertados con anticipación si es probable que una geografía en particular exceda la capacidad de su cadena de frío y, o bien, traiga nuevos recursos o ajuste las cantidades de entrega en consecuencia.

Un proveedor escanea el control de temperatura de las cajas portadoras con la vacuna contra el coronavirus fabricada por  Pfizer-Biontech. (Foto Ronny Hartmann / AFP)
3. Trazabilidad y seguimiento

La visibilidad completa, oportuna y confiable del inventario de un extremo a otro, es vital para comprender cuándo estarán disponibles las vacunas para su uso y evitar daños o robos. Los datos en las etiquetas de los lotes de vacunas Covid-19 permiten un seguimiento eficiente, lo que brinda a los administradores de la cadena de suministro una imagen completa de los volúmenes almacenados o en tránsito, así como de las vacunas entregadas pero que aún no se han utilizado. Las existencias también se pueden identificar según el fabricante y la fecha de caducidad, lo cual es importante, dada la vida útil relativamente corta. Lo anterior permite una mejor planificación de la demanda, para informar decisiones sobre pedidos, distribución, asignación de pedidos, almacenamiento y devoluciones, optimizando los flujos de productos y evitando sobrecargas y desperdicios.

El seguimiento posterior a la vacunación juega un papel vital en la evaluación de la eficacia, pero solo puede ser efectivo si existen mecanismos para los eventos adversos, es decir, registrar los tratamientos exitosos / no exitosos y los efectos secundarios. También permitiría a los centros de distribución y aplicación planificar de manera eficiente la segunda dosis y las aplicaciones recurrentes de la vacuna para eliminar aún más el riesgo de marcas de vacunas incompatibles.

Esta capacidad elimina la necesidad de que los proveedores de logística, hospitales, farmacias y otros actores lleven a cabo recuentos físicos de existencias, y asegura que se concilien las cantidades de productos reales y registrados.

Las jeringas y dosis de la vacuna Pfizer / BioNTech Covid-19 en el NHC (Nouvel Hopital Civil) en Estrasburgo, este de Francia. (Foto PATRICK HERTZOG / AFP)
4. Velar por la integridad del producto

Al igual que muchas cadenas de suministro, los productos farmacéuticos pueden ser vulnerables a la falsificación, la manipulación, la contaminación y el robo, especialmente porque los productos y componentes a menudo pasan por múltiples ubicaciones y países. La procedencia y la autenticidad son fundamentales para garantizar a los usuarios finales la seguridad y eficacia de las vacunas. Los lotes deben ser serializados para una fácil identificación, con prueba de recogida y entrega confirmada a través de una cadena de custodia autenticada, informada a través de dispositivos y aplicaciones inteligentes de Internet de las Cosas (IoT). Estos deben detectar cualquier anomalía y enviar alertas en tiempo real, visibles para todos los gerentes clave de la cadena de suministro, y poder rastrear el origen de cualquier intervención no autorizada. Cualquier persona que entre en contacto con las vacunas debe estar capacitada para identificar las falsificaciones.

La evaluación y el seguimiento exhaustivos también colocan al comprador de la vacuna en una posición más sólida, en caso de que necesite hacer alguna reclamación por existencias inutilizables.

La policía federal alemana escolta un camión que transporta la vacuna contra el coronavirus desarrollada por  Pfizer-Biontech, hasta un depósito donde se conservarán las dosis antes de su distribución en Irxleben, cerca de Magdeburgo, en el este de Alemania. (Photo by Ronny Hartmann / AFP)
5. Gestionar la entrega de última milla, las devoluciones y el seguimiento posterior a la vacuna

La entrega de última milla es una de las partes más críticas de la cadena de suministro de la vacuna para combatir la Covid-19. El número y la ubicación de los sitios de vacunación estarán determinados por el porcentaje de población a vacunar, los grupos prioritarios, la densidad de población, la disponibilidad de trabajadores de primera línea capacitados y la distancia que debe recorrer la población objetivo para acceder a las instalaciones de salud.

En países que ya han puesto en marcha sus estrategias de vacunación, los viajes de mayor distancia de carga de vacunas a granel generalmente se vienen realizando en camiones más grandes, y los camiones más pequeños y los transportistas se hacen cargo de la «última milla», realizando múltiples entregas a centros de salud, farmacias y hospitales. El flujo volumétrico preciso es fundamental para evitar el desperdicio entre los nodos de la cadena, para lograr un balance que pondere las limitaciones de capacidad en sitio y los requisitos de la cadena de frío.

Un proveedor escanea cajas portadoras con la vacuna para combatir el nuevo coronavirus. (Foto Ronny Hartmann / AFP)

Los vehículos de entrega de última milla deben estar equipados con almacenamiento de cadena de frío e instalaciones de carga valiosas, comandados por conductores con licencia e integrados en los sistemas de seguimiento y rastreo para garantizar visibilidad 24/7 tanto para la entrega, como para las devoluciones (debido a existencias vencidas, exceso de existencias o stock dañado). Idealmente, un camión o transportista debería gestionar tanto el cumplimiento de salida como las devoluciones, ofreciendo transporte, procesamiento, almacenamiento y destrucción. En este escenario, ellos serán responsables de la integridad de las devoluciones y demostrarán que no ha habido reemplazo o robo de vacunas.

Las prácticas planteadas en los párrafos anteriores, que pueden ser encontrados en modelos apalancados en capacidades tecnológicas y operativas robustas, ayudan a esbozar un escenario de respuesta que contribuyan al fortalecimiento de la cadena de suministro de la vacuna Covid-19.

 

 

Glenn Tjon
Socio de Asesoría e Innovación de KPMG en |

Socio de Asesoría e Innovación de KPMG

Jorge Townshend Camazón
Gerente de Asesoría en Operaciones de KPMG en |

Gerente de Asesoría en Operaciones