¿A quién le compete entregar y tener al día el Informe de gestión de un PH?

¿A quién le compete entregar y tener al día el Informe de gestión de un PH?

Es un mandato y obligación que se presente un informe de gestión a los copropietarios de un PH. Imagen de mohamed Hassan en Pixabay


La obligación de presentar junto a la convocatoria a una asamblea de propietarios, el informe de gestión, corresponde tanto a la junta directiva como al administrador.

Como requisito para la validez de la convocatoria a Asambleas de Propietarios, el artículo 50 de la Ley 31 de 2010 modificado por la ley 180 de 16 de noviembre del año 2020 requiere que se adjunte “el informe de gestión”. Agrega la norma que: “de incumplirse con estos requisitos no será válida la convocatoria…”

La pregunta es ¿a quién está dirigida esta obligación? ¿qué debe entenderse por informe de gestión? Para responder a estas preguntas primero hay que hacer un análisis del administrador y su función en la propiedad horizontal.

En propiedad horizontal ¿en qué consiste la administración? En propiedad horizontal la administración consiste en la realización de actos tendientes a la conservación del inmueble, a mantener o aumentar su plusvalía a través de distintos actos como, por ejemplo, planificar, gestionar, coordinar y dirigir los diversos recursos con los que cuenta el inmueble sometido al régimen de la propiedad horizontal. Su función se centra principalmente en los bienes comunes, como el objeto de su administración.

La doctrina es pacífica en aceptar que el administrador está bajo una relación de mandato. ¿Pero quién es su mandante?. Para algunos autores es la asamblea de propietarios y para la mayoría lo es la junta directiva. Esta última postura tiene más fundamento si consideramos que la asamblea de propietarios se reúne usualmente una vez al año y excepcionalmente ante situaciones imprevistas o urgentes.

Para que exista una asamblea debe necesariamente haber una reunión y esta debe ser de carácter deliberativa y una vez termina la reunión desaparece la asamblea y queda como cuerpo que dirige y administra el inmueble la junta directiva. Por ley a ella le corresponde elegir al administrador, según lo que señala el artículo 62 No. 2 de la ley 31 del 2010. Es tan importante esa facultad que en la lista de las atribuciones y facultades que la ley le da a la junta directiva, está en el número dos. Por lo tanto, la junta directiva es el mandante del administrador.

Siendo una relación de mandato, este es un contrato que se va a regir por lo que dispone el Código Civil en sus artículo 1400 y siguientes, los que quedan incluidos dentro del Título VIII, Capítulo I, del Libro IV de Las Obligaciones en General y de los Contratos del Código Civil.

Todo inmueble sometido al régimen de la propiedad horizontal debe tener un administrador, pues este es un ente orgánico de este tipo especial de propiedad. Ese administrador debe estar inscrito en el Registro Público. ¿Pero que pasa si no lo está? ¿No es administrador?, ¿No tiene efecto su nombramiento?. El Registro Público es un ente de publicidad con efecto respecto de terceros. Da certeza de los actos que ahí se inscriban. Si se inscribe el nombramiento del Administrador, no hay duda de su existencia y, por lo tanto, los documentos como el paz y salvo que expida tendrá pleno valor para terceros. Pero si no se inscribe su escogencia en el registro Público y el administrador ejerce sus funciones, ¿cuál es la consecuencia jurídica?

Si ese administrador fue escogido por la junta directiva y tal escogencia comunicada a los propietarios, no hay duda que produce respecto de ellos efectos jurídicos. El administrador puede, sin lugar a dudas, ejercer sus funciones de acuerdo a lo que dispone el artículo 72 de la Ley 31 del 2010 y las que al efecto le indique la junta directiva.

Para el caso de un conflicto a lo interno del inmueble, ¿cómo se prueba esa escogencia?. La prueba idónea es el acta de la junta directiva en donde se decidió su escogencia. Para ello obviamente la junta directiva debe llevar un registro de actas y ella debe constar todo lo relacionado en la escogencia de administrador. Muchos PHs, no son lo suficientemente ordenados y no llevan registro de las decisiones adoptadas por la junta directiva. Es un error grave. Como dice el dicho, el lápiz más débil es mejor que la memoria más fuerte. Por ello cada reunión de la junta directiva debe quedar en el respectivo registro de actas.

La ley 180 de 16 de noviembre del 2020, ordena que conjuntamente con la convocatoria se adjunte el informe de gestión. La pregunta es ¿a quién está dirigida esa orden?. La ley no lo dice. Puede ser tanto a la junta directiva como al administrador. Respecto a la junta directiva el artículo 62 de la ley de la materia dice: “La junta directiva será responsable de cumplir y hacer cumplir las decisiones de la Asamblea de Propietarios en lo referente a la administración y conservación de los bienes comunes y tendrá además. Las siguientes funciones: No. 1.-Representar a la Asamblea de Propietarios” Si bien es cierto que no hay para el administrador una norma tan expresa como la indicada para la junta directiva, esa omisión no le quita el carácter de mandatario al administrador con sus respectivas consecuencias jurídicas.

Como se puede concluir, ambos entes orgánicos de la propiedad horizontal tienen el carácter de mandatarios de sus respectivos mandantes. ¿Pero cómo deben responder para los efectos de lo que dispone la ley 180? El artículo 1411 del Código Civil dice que “todo mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones…”, lo que debemos entender en el caso de la propiedad horizontal, dar cuenta de su gestión. De esta manera el artículo 50 de la ley 31 de 2010, modificado por la ley 180 del año 2020, solo responde a la normado por el Código Civil, reiterando de esta manera lo ya dispuesto como parte de las obligaciones del mandatario.

¿Cómo debe responder ese mandatarios de la propiedad horizontal frente a su mandante y frente a terceros? El artículo 1416 del citado Código Civil nos dice “El mandatario que obre en concepto de tal no es responsable personalmente a la parte con quien contrata, si no cuando se obliga a ello expresamente o traspasa los límites de mandato sin darle conocimiento suficiente de sus poderes” La Corte Suprema de Justicia en sentencia citada por Sistemas Jurídicos ha dicho: “El mandatario no responde personalmente por los actos que ejecute en virtud del mandato”

En síntesis, la obligación de presentar junto a la convocatoria a una asamblea de propietarios, el informe de gestión, corresponde tanto a la junta directiva como al administrador, cada uno dentro de sus respectivas facultades. Su responsabilidad civil o penal será solo en caso de dolo y también de culpa, según lo que dispone el artículo 1417 del Código Civil.