Hay muchas formas de construir el desarrollo profesional de colaboradores. En esta oportunidad quisiera enfocarme sólo en una de ellas: La capacitación.

Previamente quisiera comenzar con dos anécdotas empresariales:

Anécdota I: Un consultor y su cliente intercambian ideas sobre la capacitación a colaboradores. El cliente se muestra en contra de invertir en ello y refiriéndose a un colaborador genérico le indica al consultor ¿y si lo capacito y se me va (a otra empresa)? El consultor le replicó ¿y si no lo capacitas y se queda?

Anécdota II: Un gerente le dice a su consultor que “debido a recortes de gasto, se ha disminuido el presupuesto asignado a capacitación, ya que comprenderás que en dicha circunstancia lo primero que se recorta es dicho rubro”. El consultor le replica “cuando tu presupuesto familiar debe ajustarse, ¿lo primero que haces es cambiar de escuela a tus hijos para reducir gastos?

Basándome en mi experiencia he tratado de recopilar algunas recomendaciones clave para las empresas que quieran llevar a cabo un programa de formación con éxito.

1 Si el colaborador no quiere capacitarse, ¡no lo envíe!

La capacitación no puede darse por imposición. Debe existir un mutuo interés (colaborador y empleador).

Quienes más se benefician en un curso, seminario o taller son aquellos que llegan con un genuino interés en aprender y disfrutar de la actividad. Por el contrario, si el colaborador no está interesado en asistir, lo verá como una carga adicional pudiendo afectar incluso el clima o entorno laboral. Además de ello, la empresa hará una inversión poco productiva y los resultados podrían ser frustrantes.

2 Solicite feedback sobre su programa de capacitación.

Esta parte la explicaré con una metáfora: Imagine a una persona que cree que cocina fantástico.

Siempre está hablando bien de sus actividades, de las comidas que prepara y de sus creaciones culinarias. Se afana muchísimo en sus recetas. No escatima invertir dinero o tiempo. Tal vez cocine bien (o tal vez no), pero corresponde a los comensales dar el juicio definitivo. Son ellos quien deben opinar si el producto es bueno o no. Y lo más importante, son los únicos que podrían decir qué ingrediente faltó.

Si su empresa prepara programas de entrenamiento, el cliente final es el colaborador. En la metáfora, es el comensal. Pregúntele si le gustó el plato que le preparó. Y de paso pregúntele si cree que le faltó algún ingrediente, o qué podría mejorar para la próxima vez.

Recuerde, toda crítica es siempre una oportunidad de mejora.
 
3 Identifique las necesidades individuales de capacitación.

Está claro que en una organización, las necesidades de capacitación no son necesariamente homogéneas.

En particular, los programas In-house están enfocados a necesidades grupales (lo cual está muy bien); sin embargo, cabe mencionar que el desarrollo del talento grupal es la suma de los desarrollos individuales y para ello se requiere identificar necesidades particulares a fin de complementar los programas grupales.

Por ejemplo, algunos podrían necesitar mejorar su nivel de inglés, expresarse mejor oralmente o mejorar la relación con sus compañeros.
 
4 Tenga una amplia red de proveedores.

Existen diversos formatos para un plan integral de entrenamiento: capacitación In-house, seminarios abiertos, formación en horario de trabajo/fuera de horario de trabajo, capacitación virtual, entre otros. Incluso algunas empresas tienen su propia universidad.

Mientras mayor sea el número de formatos, mayor será el requerimiento de proveedores; pero aún para empresas de un solo formato, será una buena idea tener una amplia gama de alternativas en proveedores de capacitación. Ceñirse a unos pocos podría ser limitante.

5 Desarrolle un plan de capacitación interna.

Según mi experiencia, la capacitación puede convertirse en una fuente de motivación para colaboradores. Si hay coincidencia entre lo que el colaborador espera y lo que la organización le proveerá, los resultados serán muy buenos.

Por otro lado, ello se puede potenciar cuando los facilitadores son internos (colaboradores de la misma organización). Esto se puede hacer para los casos en los que la empresa cuenta con profesionales que han desarrollado una pericia especial. Lo que se propicia es que se compartan experiencias, conocimientos y puntos de vista.

Además, la tarea asignada al facilitador interno tiene ventajas: (1) es alimentadora porque el facilitador aprende (a exponer, a sintetizar, a presentar); (2) el expositor sabe que debe estar preparado y ello lo obliga a estudiar e investigar más allá de lo que va a presentar; y, (3) es motivadora (al ser un reto, añade motivación).

En ocasiones, cuando se envía colaboradores a seminarios externos, se les pide que presenten las lecciones aprendidas a sus compañeros. En mi opinión, ello es recomendable solamente cuando el tema a presentar no es de alta especialización, de lo contrario podría ser contraproducente.

6 Muestre los resultados de la capacitación.

Consultores especializados recomiendan que cuando en una organización se alcance algo positivo, se haga lo que hacen las gallinas cuando ponen huevo: el “cacareo”.

En una organización ello es conveniente porque alimenta la autoestima, motiva a los demás y hace sentir que se trabaja en una empresa donde se consiguen resultados.

Los indicadores de un programa de capacitación deberían contar con dos componentes: Cualitativos y cuantitativos.

Los cualitativos tienen que ver con el grado de satisfacción de los asistentes (recuerde el ejemplo del feedback a los comensales), distribuido en categorías (muy alto, alto, medio, bajo, muy bajo).

Los cuantitativos incluyen por ejemplo: Horas totales de capacitación impartidas, el costo medio de hora de capacitación, el porcentaje de cumplimiento del programa anual, el número de horas promedio impartidas para colaborador, el número de horas totales impartidas por colaboradores, entre otros.

Conclusiones

Recuerde que si usted prepara programas de capacitación, es “el cocinero”. Por tanto, necesita saber qué quieren y qué necesitan los comensales. Averigüe, indague, haga benchmarking, pida feedback, identifique oportunidades de mejora. Trate de apuntar bien. Tenga variedad de platos, recetas e ingredientes. Comunique sus avances culinarios. Enseñe a cocinar. Cuéntele a los demás cuando a los comensales les gustó un plato. Y sobre todo, no asuma que porque a usted le gusta, al comensal también le gustará.

Finalmente, recuerde que si su empresa no capacita a sus colaboradores, otra empresa terminará haciéndolo.

Economista consultor