En las últimas 12 semanas he estado escribiendo sobre los trabajadores de la información, sus retos y herramientas disponibles para ellos. Sin embargo, no contamos con datos estadísticos sobre la relevancia del tema en Panamá. Por tal motivo tomé la decisión de invitar a 305 trabajadores de la información a llenar una encuesta en línea, de los cuales 124 gentilmente respondieron la encuesta, a todos ellos muchas gracias. A continuación comparto con ustedes los resultados.

Validando la muestra

7 de cada 10 personas que llenaron la encuesta reconocieron que el internet es una herramienta indispensable en su trabajo y 4 de ellos respondieron la encuesta en menos de una hora de haberla recibido. De igual forma el 91% de los encuestados reconoció que independientemente de su nivel de conocimiento sobre el internet, están interesados en saber más sobre qué ofrece y qué hay disponible. Esto valida que los encuestados pueden ser considerados, en algún grado, trabajadores de la información.

El dolor

De acuerdo con la información recibida, 7 de cada 10 personas trabaja 10 horas o más (54% trabaja 10 horas, 13% trabaja 12 horas y 8% trabaja más de 8 horas).

Un abrumador 78% de los encuestados reconoce que le dedica 2 horas o más al envío, recepción, lectura y almacenamiento de e-mails (480 horas al año frente a una computadora haciendo algo relacionado a los e-mails). En contraste, el promedio en Estados Unidos es 1.5 hora.

El 76% recibe más de 30 e-mails al día y 1 de cada 10 recibe más de 100 e-mails. Esto sin tomar en cuenta que más de la mitad de los e-mails que típicamente se reciben son correo basura, mejor conocido como “spam”.

Por otro lado, 6 de cada 10 colabora (trabaja, se reúne, comparte información, le compra, le vende, etc.) todas las semanas con más de 10 personas. Si comparamos los que le dedican más de 2 horas al día al e-mail y también tienen que colaborar con más de 10 personas estos serían el 67% de los encuestados, casi 7 de cada 10.

El 51% de las personas encuestadas reconoce que cada semana pierde 2 horas o más en el tráfico cuando se desplaza para participar en reuniones, y el 27% tiene más de 7 reuniones internas (con personas de la misma compañía) en una semana.

La oportunidad

Aunque el 41% de los encuestados reconoce saber lo básico sobre internet y el 55% considera que conoce bastante de internet, menos del 25% de ellos conoce o usa herramientas como:

>>> Blogs: herramienta para compartir cualquier tipo de información sin tener que enviarle un e-mail a todo el mundo. Los lectores pueden subscribirse a los blogs de las personas que les interesa y recibir notificaciones cuando hay cambios o se agrega información (si nos subscribimos a la información podemos reducir de 5 hasta 20 e-mails de los que recibimos actualmente).

>>> Reuniones virtuales: herramienta que permite, acompañado de una conferencia telefónica, compartir la información que se presenta en nuestro monitor (hojas de cálculo, documentos, presentaciones, etc.) con varias personas, y a la vez permite discutir, tomar decisiones y preguntar. En otras palabras, todos los participantes en la reunión virtual pueden ver en su pantalla la misma información, independientemente de dónde estén. Podríamos ahorrarnos de 30 minutos a varias horas a la semana de las que pasamos en el tráfico tratando de ir a una reunión.

>>> Wiki: herramienta que le permite a varias personas trabajar en un documento simultáneamente sin tener que generar una versión distinta, enviarla infinidad de veces a todos los que necesitamos que la complementen y finalmente hacer un esfuerzo casi sobrehumano para tener una versión final sin cometer errores.

>>> Encuestas en línea: herramienta que le permite preguntarle a un grupo indefinido de personas sobre un tema y que los mismos respondan en línea permitiendo tener resultados estadísticos y comparativos de forma instantánea sin tener que enviar las preguntas por e-mail, recibir las respuestas por e-mail y después consolidar las respuestas.

>>> Áreas de colaboración o ‘workspaces’: herramienta que nos permite crear, sin la ayuda de un experto en programación de páginas de internet, una página web privada donde los miembros de un equipo (departamento, miembros de un proyecto, etc.) pueden publicar noticias relevantes, documentos, realizar encuestas y propiciar foros de discusión entre otros. Con el uso de esta herramienta se podría eliminar la mayoría de los correos relacionados al trabajo en equipo evitando que información importante de un proyecto se esconda entre tantos e-mails que recibimos.

En este ambiente todos tienen acceso a la misma información y a la última versión desde cualquier lugar en cualquier momento.

Por otro lado, el 98% utiliza o conoce “Outlook”; 74% utiliza o conoce los sistemas de mensajería instantánea o mejor conocidos como “chat”; y 68% utiliza o conoce un sistema de búsqueda de e-mails y archivos en su computadora.

La conclusión

No tengo ni pretendo convencerlos de que gozo de las competencias para hacer encuestas o análisis estadístico, más bien, los invito a que vean los resultados y saquen sus propias conclusiones. Lo que sí me parece evidente es que hay una gran oportunidad para trabajar una hora menos al día y librar la misma cantidad de trabajo que hacemos actualmente (quizás hasta un poco más). No perdemos nada echándole un vistazo a las herramientas que hay disponibles y que nos permitirían regalarnos esa hora e invertirla en nosotros mismos (un poco de ejercicio no nos caería mal) o con nuestros seres queridos.

El autor es gerente general de Sonitel